会议座位的安排是一种技巧。有些会议不需要排列会场内其他人员的座次,但有的会议需要或必须排列。如果是代表会议或中型以上比较严肃的工作会议、报告会议等,为了保证会议的活动能够井然有序地进行,按照一定的规律和科学的原则给与会者安排座位,以便对号入座,这是会议组织者的一项重要工作。
排列座位有很多种方法,应根据需要选择合适的方法。横排法是把每个代表团、小组、单位的座席从前向后排成纵向一列,按组别顺序以代表座席的朝向为准,从左至右横向依次排列座次。排列依据可以按照参加会议人员的名单以其姓氏笔划、单位名称笔划、汉语拼音字母为序。国际会议往往按与会国家英文名称的当头字母顺序。选择种方法时,应注意先排出会议的正式代表或成员,后排出列席代表会成员。
竖排法的要领是,按照既定的次序把对参会的每一个表带团、小组、单位的座席排成一横行,再按团顺序从前向后依次纵向排列。选择这种方法也应注意将正式代表或成员排在前,职务高者排在前,列席成员、职务低者排在后。大型代表会议采取竖排法比较好。党的全国代表大会的座位排列一般都是采用这种这种方法。
左右排列法把每个参会的代表团、小组、单位的座席安排称纵向的列,再以会场的新中心为基点,将顺序在前的排在中间位置,然后先左后右,一左一右向两侧横向交叉扩展排列座次。选择左右排列法时应注意人数。如果代表团、小子、单位数量为单数,排在第一位的成员居中;如果代表团、小组、单位数量是双数,那么排在第一、二位的两位成员应居中,以保持两边人数的均衡。
座次标识方法是指标明会议成员座次的名签、指示牌和表格。座次一旦确定,要选择好标识座次方法。座次标识有几个方法。其一,在主席台或会议桌上摆放名签;其二,在与会人员出席证上注明座次(某排某号);其三,印制座次图标。这三种方法可取一种,也可以结合使用。可以在与会成员入场之前每人发一份座次表,或者出席证和签到证上注明坐号,或者在会议桌上摆放名签。主席台座次图表一般可贴在休息室,主席团成员在入场前一般先到休息室,工作人员可提醒各位领导注意一下自己的座次。与会者第一次入场时,工作人员应作适当引导。
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