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首先是会议条幅的摆放。小型会议室条幅的摆放做好是在会议召开前半天是挂号，以防止出现损坏现象。并且要认真仔细的检查条幅内容的正确性，特别要注意词义的情境。

其次是与会人员标签的摆放。如果是长桌型的会议桌，在摆放与会者标签时就一定要按照宾客的身份，根据座次礼仪原则，按顺序摆放好。如果是圆形的会议桌，在进行标签摆放时可以不分宾客主次先后，摆放时也可随意些。

接下来就是音响、话筒、投影设备的调试。确定音响效果是否正常，话筒是否有电，在会议前两个小时做最后的检查和调试，看投影设备是否正常。还要注意的是投影幕布不能遮挡会议室内会议主题的幕布和条幅。

最后就是鲜花、水果、茶水的准备。为了让会议室看起来不那么单调，最好是摆放一些鲜花和水果作为装饰，在进行鲜花、水果、茶水的布置时需要做注意的是：鲜花一定要鲜艳，水果一定要新鲜，茶水最好是选用常用的瓶装矿泉水，统一摆放，干净卫生又便捷。