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在制定会议计划和活动准备时，我们需要注意三个部分：客户、会场和内部协调。

一、客户往往会有源源不断的新想法，所以对员工的适应性要求很高，并尽量满足客户的需求。不管现场情况有多困难，都要设法找到解决办法。所有需要确认的事情都要由客户人员确认。如有必要，如添加项目和大多数修改，应与客户签署确认函。

二、选址与沟通。会议安排好后，在活动开始前，我们必须尽力使会场与活动充分配合，包括时间、场地布置、活动建设的调整等。

会议策划结束后，在场地选择上要考虑以下两点：

一方面要考虑会场的品位和风格，看是否与会议内容相符。

另一方面，要考虑实用性和方便性，会议厅的容量是否能满足会议的需要，会议所需的设备是否齐全，交通是否方便，停车是否方便。

会议策划后，现场布置应注意：

（1） 背景布局。背景板的颜色和字体是否美观大方，可以根据企业的vi来定。

（2） 酒店周边布局。酒店是否允许气球漂浮，是否可以设置横幅和拱门。

（3） 相关设备在发射前应反复调试，确保活动中不发生故障。

（4） 内部沟通与协调。会议策划后，活动前的项目安排必须有明确的现场分工，保证信息沟通顺畅和默契配合。在活动正式开始之前，总统需要控制每一个环节，特别是材料、施工和活动过程。确保所有材料和施工按计划到位，反复检查，不得遗漏。活动开始前至少进行2次正式排练，确保活动顺利进行。

大型会议的策划和实施有很多困难，比如任务多、事务杂、签到难、合作难、统计难等