“凡事先办后办”,任何会议都要提前制定会议计划,确保整个会议有章可循,并能按计划分步进行,逐月进行,最终完成整个会议任务。会议计划包括会议基本内容的制定、会议事务工作组织的建立和会议预算的制定。
1、 会议
会议的基本内容主要包括会议的名称、主题、时间、地点和与会者。
会议名称可以反映会议的基本情况。一般来说,它可以由以下几个方面组成:会议的主办单位、会议的主题、会议的类型、会议的时间或会期、会议的范围、会议的规则和销售、与会者等,如“xx小米旗舰新品发布会”,其中“小米”为会议主办单位,“奇拓新品”为会议内容,“xx”为会议时间,“会议”表示会议性质或类型。另一个例子是“广东轻工业职业技术学院第26届学生代表大会”,其中“广东轻工业职业技术学院”是主办单位,“第16届”是会议的会期,“学生代表”是会议的与会者,“会议”表示会议的类型。
会议名称必须用准确、规范的文字表述。它不仅用于会议的“会议通知”,还用于会议效果的宣传和扩大。大中型会议的名称做成横幅和标语,放在会议主会场的正后方,作为会议的标志,简称“标志”。标识必须全称,不得随意省略,以免因含义不当或不合逻辑而产生误解。
会议主题是根据会议目标确定并付诸讨论或解决的身体问题,是会议活动的基本要素。通常,会议的主题必须反映会议的目的和主题。问题有两种:一种是由领导根据需要制定;另一种是由秘书经过调查和综合信息反馈给领导,再由领导批准。在一些重要的代表会议上,代表们首先提出的“提案”,经大会秘书处汇总后,提交主席团审议通过,可以成为会议议程中的一个会议议题。会议的议题应当适当安排,以确保与会者能够充分讨论和发表意见,并有效利用时间。
会议人员安排每次会议的议题有以下技巧:①安排主要议题和一两个小议题。② 同时将相同性质的主题提交会议讨论。③ 应适当准备一些备用议题,以便在进展顺利、时间充足的情况下为会议提供进一步的讨论。
会议时间包括会议时间和会议期间。选择合适的会议时间,安排合适的会议时间,对提高整个会议的效率有着重要的影响。因此,会议时间的选择和会议时间的长短是会议策划中需要考虑的重要因素。
(1) 会议时间是指会议开始和结束的时间节点。一般需要考虑以下几个方面:①会议组织人员是否适合完成各项准备工作。② 是否方便与会者,特别是会议的关键人物出席。3会议期间的自然因素。比如当地季节性气候变化,尽量避免在气候变化季节和地区聚集。
(2) 持续时间通常是指整个会议所需的时间长度。会议可以是短会议,也可以是长会议,包括分钟、分钟、小时、天,甚至天。要确定会议的会期,应考虑以下因素:①讨论多少议题。② 议程的简单性。③ 适度紧绷。会议时间较长,应合理安排休息时间。会议组织者应当尽可能准确地估计会议所需的时间,并在会议通知中注明应当及时通知与会人员,以便他们有计划地安排自己的有关事宜。
会议地点是指会议举行的地点,或者具体地说是会议举行的地点。为达到会议的预期效果,应根据会议的性质和规模,综合考虑会场规模、交通条件、服务水平、环境和设备。而一些重要的会议在选择会场时应考虑其政治或经济影响。
一般来说,选择专业场地会省去很多麻烦,但相应地,专业场地的租金会更贵。主办单位应落实会议次数,确定租用时间长短,并结合自身会议预算选择合适的会场。
★ :本平台作为开放的会展会务信息发布平台,所有资讯仅代表作者个人观点,与平台无关。如文章、图片、音频或视频出现侵权、违规及其他不当言论,请提供相关材料,发送到:2794372171@qq.com